1era. UNIDAD - ANÁLISIS DE PUESTOS

ANÁLISIS:

Estudio minucioso de un asunto.

PUESTO DE TRABAJO:

Es el lugar que un trabajador ocupa cuando desempeña una tarea.

ANÁLISIS DE PUESTO:

Es un cuestionario que sirve para obtener información sobre los componentes del puesto, desde el titulo del puesto, jefe inmediato, subordinados y, funciones o actividades; así como os requisitos de la cualidades humanas necesarias para desempeñarlo satisfactoriamente, tales como: estudios o conocimientos necesarios  sexo, edad, experiencia, habilidades y perfil del puesto.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Es una técnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal.

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:

Es la lista de los "requerimientos humanos" de un puesto, o sea la educación, capacidad  etc.,  necesarias para cubrir un puesto.

ETAPAS (1 a 6) DEL ANÁLISIS DE PUESTOS Y SU RELACIÓN CON A.R.H.

¿QUIEN REALIZA EL ANÁLISIS DE PUESTO?
Una organización necesita solo de manera esporádica la información del análisis de puestos puede contratar un analista temporal, externo, otra recuren a los superiores o a los titulares de los puestos.

ORGANIGRAMA:
Gráficas de organización o cartas de organización  los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funcione, los niveles existentes dentro de ella.

existen tres formas de representar los organigramas:
1.Vertical: en la que los niveles jerárquicos que dan determinados de arriba a bajo.

2. Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

3. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal con el vertical.

DIAGRAMAS DE PROCESO O  DE FLUJO:
Es una representacion grafica de los pocos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificandolos mediante simbolos de acuerdo con su naturaleza.

Como hacer o crear  un diagrama de flujo o de proceso paso a paso:

MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

Hay cuatro métodos básicos para recolección de información del análisis de datos, los cuales se pueden aplicar por separado o en combinación.

Los cuatro métodos deben enfocarse en la información crucial. Puesto que el tiempo y los costos importan, los gerentes tienen que reunir datos válidos y equiparables. Por consiguiente, se requiere cierta información básica cualquiera que sea el método de recolección. Un analista de puestos profesional realiza entrevistas exhaustivas con los titulares y supervisores, recoge expedientes sobre el puesto y si es posible, observa directamente a los empleados trabajar.
Los cuatro métodos son los siguientes:

• Observación
• Entrevistas
• Cuestionarios
• Bitacora

• OBSERVACIÓN.

Se acude a la observación directa de los puestos que requieren actividades manuales estandarizadas y que son de ciclo breve. Lo observación no es apropiada si el trabajo comprende actividades intelectuales significativas. 

La técnica de observación requiere que el analista esté capacitado para centrarse en los comportamientos pertinentes del trabajo. Al realizar una observación, el analista debe estorbar lo menos posible y situarse fuera del paso para no impedir la realización del trabajo.
Puntos positivos.
Se requiere que el analista este capacitado para centrarse en los comportamientos del trabajo.
Puntos negativos.
Al realizar una observación, el analista debe estorbar lo menos posible.
Se requieren actividades manuales, estandarizadas y que son de ciclo breve.

• ENTREVISTA.

Las entrevistas son la técnica que más se usa para reunir datos de análisis de puestos.

Las entrevistas se hacen a un solo titular, a un grupo o a un supervisor enterado del puesto. Por lo regular se formulan preguntas estructuradas para poder comparar las respuestas de individuos o grupos.
Es difícil estandarizar las entrevistas, ya que varios entrevistadores pueden formular preguntas distintas. Los costos de las entrevistas pueden ser muy altos, sobre todo si no son viables las entrevistas en grupo.
Puntos positivos:

Es la técnica que mas se usa para reunir datos de análisis de puestos. Puntos negativos:

Es difícil estandarizar las entrevistas ya que varios entrevistadores hacen preguntas distintas.
Los costos son muy altos.

• CUESTIONARIOS.

SON EL MÉTODO MENOS CARO DE REUNIR INFORMACIÓN ES UN MEDIO EFICAZ DE REUNIR GRANDES VOLÚMENES DE INFORMACIÓN EN TIEMPOS BREVES. UN ESQUEMA MENOS ESTRUCTURADO Y MÁS ABIERTO; ESTE FORMATO ABIERTO PERMITIRÍA A LOS TITULARES EXPLICAR SU PUESTO CON SUS PROPIAS PALABRAS Y SUS PROPIAS IDEAS.

El formato y el grado de estructura de un cuestionario son temas polémicos.
Algunos consejos que los hacen más fáciles de manejar:
Hágalo tan breve como sea posible. A la gente no le gusta llenar formas.
Explique para qué sirve el cuestionario. Las personas quieren saber por qué tienen que contestar el cuestionario.
Hágalo sencillo. No trate de impresionar a nadie con terminología técnica. Use el lenguaje más simple para comunicar una idea o pregunta.
Pruebe el cuestionario antes de aplicarlo. Para perfeccionar el cuestionario, pida a algunos titulares que lo respondan y que hagan comentarios sobre sus partes.

• DIARIO O BITÁCORA.

EL DIARIO O BITÁCORA ES UN REGISTRO QUE ASIENTAN LOS TITULARES DE LOS DEBERES DE SU PUESTO SU FRECUENCIA Y LA OCASIÓN EN QUE SE CUMPLEN.ESTA TÉCNICA REQUIERE QUE EL TITULAR LLEVE UN DIARIO O UN REGISTRO; LA MAYOR PARTE DE LAS PERSONAS CARECEN DE DISCIPLINA PARA ESE COMETIDO. SI EL DIARIO O LA BITÁCORA SE MANTIENEN ACTUALIZADOS, PROVEEN BUENA INFORMACIÓN SOBRE EL TRABAJO; SE PUEDEN HACER COMPARACIONES CADA DÍA, SEMANA O MES, LO QUE PERMITE EL EXAMEN DE LOS DEBERES RUTINARIOS Y NO RUTINARIOS DE PUESTO.

Puntos positivos:
-La bitácora es útil cuando se pretende analizar puestos difíciles de observar.
Puntos negativos:
-La mayor parte de las personas carecen de la disciplina para este cometido.

TÉCNICAS ESPECIFICAS CUANTITATIVAS:

Para el análisis de datos las tres técnicas cuantitativas mas conocidas son el análisis funcional de puestos, el cuestionario de análisis de posiciones y el cuestionario de descripción de puestos administrativo.

• ANÁLISIS DE LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

el análisis funcional de puestos es el resultado de aproximadamente 50 años de investigación en el análisis y la descripción de puestos.

Fue concebido a finales de la década de 1940 para mejorar la clasificación de los puestos contenidos en el Diccionario de Títulos de Ocupaciones.
El diccionario clasifica estos puestos por medio de un código de nueve dígitos, los tres primeros especifican el código titulo e industria, los tres siguientes el grado en que un titular tiene la responsabilidad y el juicio sobre datos, personas y cosas y los últimos tres
para clasificar el ordenamiento alfabético de los títulos de los puestos en el grupo de ocupaciones que tiene el mismo grado de responsabilidad y juicio.
En el ADF se asume que el posible describir los puestos con tres relaciones básicas del titular con su trabajo. Para completar las tareas de un puesto, el trabajador debe relacionarse físicamente con "cosas", aplicar sus facultades intelectuales para procesar "datos" y tratar con "personas". Estos tres componentes de un puesto forman la base de una descripción preparada en el ADF. Una desventaja del ADF es que cada puesto tiene una clasificación cuantitativa. Así es posible organizarlos para fines de pago u otros objetivos de la ARH.

• CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE PUESTOS

Estructurado para hacer evaluaciones cuantitativas de puestos, que contiene 195 reactivos. En el cual se requiere mucha experiencia y un alto nivel de comprensión de lectura, por lo regular es llenado por un analista de puestos capacitado.

Los 195 reactivos del CAP se encuentran en seis secciones principales:

Fuente de información: ¿Dónde y cómo obtiene la información de su trabajo el titular?.
Procesos mentales: ¿Con qué procesos de razonamiento, toma de decisiones y planeación se realiza el trabajo?.
Producción: ¿Qué actividades y herramientas se usan para realizar el trabajo?.
Relación con otras personas: ¿Qué relaciones con otras personas se necesitan para realizar el trabajo?.
Contexto del puesto: ¿En qué contexto social se realiza el trabajo?.
Otra características del puesto: ¿En qué actividades, condiciones o características son pertinentes, aparte de las señaladas en las secciones 1 a 5?

Hay programas de cómputo para calificar las puntuaciones del CAP en siete dimensiones:

Toma de decisiones.
Comunicación.
Responsabilidades sociales
Ejecución de actividades especializadas.
Actividades físicas.
Operación de vehículos o equipo.
Procesamiento de información.

Como otras técnicas de análisis, el CAP tiene ventajas y desventajas. Una de sus mayores ventajas es que se usa y se investiga mucho. Es confiable porque hay pocas discrepancias entre las calificaciones que hacen los analistas de los mismos puestos.
Un problema importante del CAP es su longitud, ya que requiere tiempo y paciencia para completarlo. Además, debido a que no se describen actividades laborales concretas, las conductas manifestadas en el trabajo pueden distorsionar diferencias reales de las tareas.

• CUESTIONARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ADMINISTRATIVOS

Realizar una análisis de los puestos administrativos plantea una dificultad significativa al 

analista por la disparidad de las posiciones, rangos jerárquicos y sector económico. En el control Data Corporation se realizó un intento por analizar sistemáticamente estos puestos, y se obtuvo como resultado el CDPA.
Es una lista de verificación de 208 reactivos relacionado y se divide en 15 secciones para reducir el tiempo que forma llenarlo y para facilitar la interpretación de las respuestas:

1.- Información general.
2.- Toma de decisiones.
3.- Planeación y organización.
4.- Administración.
5.- Control.
6.- Supervisión.
7.- Consulta e innovación.
8.- Contactos.
9.- Coordinación.
10.- Representación.
11.- Vigilancia de los indicadores.
12.- Calificaciones generales.
13.- Conocimientos y habilidades.
14.- Organigrama.
15.- Comentarios y reacciones.

Aunque el ADF, CAP, CDPA están destinados a examinar una amplia gama de puestos, también reciben atención otros métodos de análisis cuantitativo de los puestos. El cuestionario de análisis de puestos con varias posibles ventaja: los reactivos son mas legibles para muchos puestos son mas concretos.
No hay formato uniforme para la descripción de puestos. Sin embargo, las descripciones útiles y bien escritas llevan la siguiente información.

• Titulo del puesto.
• Resumen.
• Equipo.
• Ambiente.
• Actividades.

Debe determinarse sistemáticamente que habilidades, conocimientos o capacidades se requieren para realizar un trabajo R.J. Haruey ofrece los siguientes lineamientos para definir las características que deben incluirse en una especificación de puesto.

1.- Todas las tareas del trabajo deben ser identificadas y calificadas según su importancia mediante técnicas sólidas.
2.- Un grupo de expertos, titulares o supervisores debe especificar destrezas necesarias.
3.- Calificar importancia de cada destreza.
4.- Se debe identificar cualesquiera otras características necesarias para desempeñar el puesto.
5.- Cada destreza identificada tiene que vincularse con las tareas del puesto.

DESCRIPCIONES Y ESPECIFICACIONES DE PUESTOS

La descripción de puestos es uno de los principales resultados de un análisis sistemático de puestos. Una descripción de un puesto es una explicación por escrito de lo que implica ese puesto. No hay un formato uniforme para la descripción de puestos.

Sin embargo, las descripciones útiles y bien escritas llevan la siguiente información:

• Título del puesto: El nombre del puesto y otros datos de identificación.
• Resumen: Uno o dos en enunciados breves de la finalidad del puesto.
• Equipo: Enunciado claro del las herramientas que se requieren en el trabajo.
• Ambiente: Descripción de las condiciones de trabajo.
• Actividades: Descripción de los deberes y responsabilidades del puesto.
• La especificación del puesto evoluciona a partir de la descripción. La especificación del puesto es útil particularmente como guía del reclutamiento y selección. 

DISEÑO DEL PUESTO

Un diseño adecuado del puesto de trabajo que tenga en cuenta los factores tecnológicos, económicos de organización y humanos, es sin duda fundamental para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores, teniendo efectos positivos en el trabajo y el bienestar de las personas.

• ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA Y MÉTODO MECANICISTA.

El diseño de puestos era un punto central del modelo de la administración científica de F. W. Taylor. Su uso del diseño de puestos es un ejemplo excelente de un método racional y muestra cómo ciertos puntos de visa se enfocan más en la productividad que en la satisfacción.

• Algunas de sus recomendación de la administración científica de Taylor son:
• El trabajo debe estudiarse científicamente.
• El trabajo debe organizarse para que los trabajadores sean eficientes.
• Los empleados elegidos para el trabajo deben concordar con las exigencias del puesto.
• Hay que capacitar a los empleados para que desempeñen el puesto.
• La remuneración económica debe vincularse directamente al desempeño de los trabajadores y servir para premiarlos.

• ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO: MÉTODO DE MOTIVACIÓN.

De los muchos métodos de enriquecimiento de puestos, uno de los más difundidos es el modelo de características del puesto. Este modelo indica que para que un puesto brinde los resultados esperados debe poseer ciertas “dimensiones laborales centrales”, tales como:

• Variedad de habilidades.
• Identificación de la tarea
• Significación de la tarea.
• Autonomía.
• Retroalimentación.

Si estas dimensiones centrales están presentes en un puesto, deben producir tres estados psicológicos en quienes lo ocupen. Los estados psicológicos claves que son necesarios para la motivación y la satisfacción son:

• Significación experimentada.
• Responsabilidad experimentada.
• Conocimiento de los resultados.

Estas tres dimensiones: variedad de habilidades e identificación y significación de las tareas, contribuyen a la sensación de importancia del puesto.
La retroalimentación se relaciona con el conocimiento de los resultados. Para que los titulares se motiven, deben abrigar una sensación de calidad en su desempeño. Esta sensación procede de la retroalimentación.

• EQUILIBRIO ENTRE TRABAJO Y FAMILIA EN EL DISEÑO DEL PUESTO.

En esta tensión entre trabajo y familia hay diversas variables relacionadas con el cambio demográfico de la fuerza laboral. Ha surgido la tendencia, de que algunas empresas tratan de cumplir con las necesidades de empleados diferentes ofreciendo esquemas flexibles de trabajo. Se piensa que si se concede a los empleados más control sobre su vida laboral, estarán en mejor posición para equilibrar las exigencias del trabajo y el hogar.
El puesto compartido es un esquema de trabajo en el que dos o más empleados se dividen las responsabilidades, horarios y prestaciones de trabajo.
Los horarios flexibles son otro esquema de trabajo en el que los empleados deciden cuando se presentan en la oficina.
El trabajo a distancia se refiere al esquema en el que se permite a los empleados trabajar en su casa parte o todo el tiempo.

• DISEÑO DEL PUESTO: EL SIGUIENTE RETO.

MUCHAS OTRAS EMPRESAS ENTREGAN A LA REINGENIERÍA SUS PROCESOS DE TRABAJO CON LA ESPERANZA DE RECUPERAR UNA VENTAJA COMPETITIVA. CUALQUIERA QUE SEA LA NATURALEZA ESPECÍFICA DEL REDISEÑO, MUCHAS ORGANIZACIONES HAN APRENDIDO POR LAS MALAS QUE LA REINGENIERÍA NO SIRVE SI NO SE PRESTA UNA ATENCIÓN ESMERADA A LOS EFECTOS QUE TIENE EN LA MANERA EN QUE LOS EMPLEADOS APLICAN SUS HABILIDADES.